Event dapat sukses, diperlukan konsep yang jelas dan kuat, yang selaras dengan tujuan event, kebutuhan target pasar dan pemangku kepentingan terkait lainnya. Sebagai bagian dari proses perancangan acara, Anda harus bertanya dan menjawab 5 W apa, mengapa, siapa, di mana, dan kapan?
Apa jenis dan ruang lingkup konsep event yang diusulkan?
Hal ini memerlukan pertimbangan rinci tentang inti atau kegiatan utama dan daya tarik acara, yang akan ditentukan oleh sifat acara, mis. musik, olahraga, seni atau budaya. Selain fitur dan daya tarik utama, kegiatan tambahan dan sekunder juga umum dilakukan, yang akan meningkatkan cakupan dan daya tarik acara bagi pemangku kepentingan yang berbeda.
Di bawah ini adalah beberapa contoh acara primer dan sekunder:
- Launching
- Gathering
- Wedding
- Sport Event
- Expo atau pameran
- Konser
Baca Juga: Jasa Konsep Event Pameran di Indonesia
Dalam menentukan perpaduan fitur dan pemrograman elemen acara, penting juga untuk mempertimbangkan atribut unik, sejarah, dan warisan dari lokasi dan tempat acara dan bagaimana ini dapat dimasukkan ke dalam acara untuk melengkapi hasilnya.
Aspek-aspek seperti penyusunan program memerlukan pertimbangan yang cermat untuk mencapai keseimbangan kegiatan yang tepat guna memenuhi kebutuhan semua pemangku kepentingan yang berbeda dalam acara tersebut. Bergantung pada sifat acaranya, sebuah panitia, yang terdiri dari berbagai kelompok yang terlibat dalam acara tersebut, dapat menjadi salah satu cara untuk mengidentifikasi dan memprogram kegiatan yang sesuai.
Dalam konteks acara berulang, anda harus selalu berusaha memperkenalkan elemen baru ke acara tersebut agar tetap segar dan menarik, sekaligus mempertahankan elemen yang merupakan inti dari keseluruhan pengalaman.
Apa yang ingin dicapai oleh acara tersebut?
Dalam mempertimbangkan ruang lingkup acara dan fitur-fitur di dalamnya, harus ada referensi terus menerus tentang maksud dan tujuan acara tersebut. Misalnya, apakah fokus acara menyatukan komunitas, menarik pengunjung, atau rangkaian keduanya? Dengan sumber daya yang terbatas, datanglah keputusan yang sulit, sehingga selalu ada kasus menyeimbangkan maksud dan tujuan, dengan berbagai elemen acara untuk mencapai hasil terbaik.
Baca Juga: Venue Event Terabik di Yogyakarta
Untuk siapa acara ini?
Hal ini memerlukan pertimbangan mendetail tentang target pasar acara (audiens potensial) baik dari segi karakteristiknya maupun jumlah orang yang ingin ditarik oleh acara tersebut. Anda perlu mengetahui sebanyak mungkin tentang target pasar/pasar potensial untuk acara anda. Siapa mereka? Di mana mereka tinggal? Bagaimana mereka akan melakukan perjalanan ke acara anda? Jenis acara apa yang dikunjungi orang-orang ini? Apa yang akan mereka harapkan di acara anda dalam hal hiburan, standar fasilitas, dan kemudahan? Berapa proporsi pelanggan baru dan pengunjung berulang yang ada? Kapan dan bagaimana mereka membeli tiket? Seberapa sering mereka pergi ke acara? Seberapa besar pasar ini? Seberapa besar seharusnya acara ini? Jenis kapasitas apa yang akan anda layani? Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang harus anda tanyakan tentang audiens Anda.
Di mana lokasi dan tempat?
Dalam hal tempat menggelar acara ada dua pertimbangan luas yaitu lokasi dan tempat. Lokasi berkaitan dengan tempat acara berlangsung, misalnya kota, desa, atau wilayah geografis tertentu. Tempat acara adalah tempat sebenarnya dari acara tersebut, yang bisa berupa tempat acara yang sudah ada atau situs lapangan hijau.
Keputusan di mana suatu acara harus diadakan mungkin relatif sederhana atau sangat kompleks tergantung pada kebutuhan acara itu sendiri. Namun, terlepas dari ukurannya, keputusan tempat dan lokasi harus berhubungan kembali dengan maksud dan tujuan acara, sementara juga sesuai dengan kriteria pemilihan di bawah ini:
- Pemasaran sesuai dengan kebutuhan audiens sasaran.
- Fungsional ukuran dan kapasitas, tata letak dan desain.
- Operasional akses, ukuran panggung, listrik, air, fasilitas, parkir, tiket.
- Manajemen risiko keselamatan dan kontrol, ketentuan darurat, infrastruktur.
- Finansial terjangkau sesuai anggaran.
- Estetis menarik dan melengkapi acara.
Selain tempat itu sendiri, penting juga untuk mempertimbangkan faktor eksternal saat memilih tempat anda, hal ini dapat meliputi:
- Penyediaan hotel dan akomodasi di area sekitar untuk peserta, pengunjung.
- Akses rute ke lokasi dan tempat.
- Drop off dan fasilitas parkir mobil.
- Jarak dari stasiun, terminal, bandara.
- Area akses, pemuatan pameran.
- Pembangunan gedung dan pekerjaan jalan yang direncanakan.
- Acara lain yang memperebutkan tempat, sumber daya, dan pelanggan.
- Peristiwa lain yang mungkin menimbulkan masalah bagi pemasok atau akses pengunjung.
Pilihan tempat dalam ruangan meliputi: Museum, sekolah, perguruan tinggi, universitas, galeri, pusat konvensi, restoran, pusat rekreasi, hotel, tempat wisata dan bangunan bersejarah.
Pilihan tempat luar ruangan meliputi: Taman, jalan, taman hiburan & kebun binatang, pasar, lapangan olahraga, taman nasional, alun-alun, stadion, kebun, dan lahan pertanian terbuka.
Situs web visit merlindawibowo memiliki banyak informasi tentang tempat-tempat yang dapat digunakan sebagai tempat acara: www.merlindawibowo.com.
Setelah anda mengidentifikasi dan memesan tempat anda, anda dapat membuat rencana lokasi untuk menunjukkan posisi berbagai elemen dalam acara tersebut. Aspek utama yang penting meliputi pintu masuk dan keluar, atraksi dan aktivitas, area penjual, area katering, dan sebagainya. Jika acara di luar ruangan maka aspek lain seperti letak perimeter, panggung, pintu masuk kendaraan, infrastruktur, toilet dan P3K perlu dipertimbangkan. Desain situs anda harus hati-hati mempertimbangkan dimensi operasional dan keselamatan acara, selain estetika pengalaman acara.
Untuk panduan dari Eksekutif Kesehatan dan Keselamatan tentang pemilihan tempat dan desain lokasi.
Kapan mulai dan selesai?
Audiens target, aktivitas acara, ketersediaan tempat, karakteristik pasar, dan preferensi penyelenggara acara membantu menentukan tanggal yang sesuai. Jika segmen pasar yang dituju adalah keluarga dengan anak kecil, maka waktu sekolah harus dihindari. Demikian juga, itu tidak boleh berlangsung terlalu lama di siang hari. Bergantung pada sifat acara, keputusan tentang kapan akan menggelarnya mungkin atau mungkin tidak menjadi pilihan, karena mungkin diatur oleh serangkaian faktor eksternal.
Jika ada fleksibilitas dalam pementasan acara, maka tanggal juga harus dipilih dengan mempertimbangkan persaingan untuk penonton dan sumber daya untuk menggelar acara tersebut. Penting untuk memiliki gambaran yang jelas tentang acara lain di area yang di inginkan dan memahami bagaimana hal itu akan berdampak pada jumlah dan perilaku pengunjung di area tersebut dan ketersediaan sumber daya seperti tempat, staf, peralatan, dan bahkan tempat parkir. Memahami pola penawaran dan permintaan di pasar lokal akan membantu mengidentifikasi tanggal yang harus dihindari dan juga tanggal potensial kapan acara tersebut akan lebih berhasil.
Anda dapat menggunakan halaman yang ada di thebestindonesia di situs web Visit thebestindonesia untuk melihat rangkaian acara yang akan datang: http://www.thebestindonesia.com/
Setelah anda menetapkan tanggal untuk acara anda, disarankan untuk menambahkan informasi ke kalender ini sesegera mungkin.
Durasi dan jangkauan aktivitas terkait erat, karena semakin lama durasi, semakin banyak program yang diperlukan, namun dengan acara yang lebih lama, ada potensi harga tiket yang lebih tinggi dan kemampuan untuk menyebarkan biaya overhead selama beberapa hari, tergantung pada kebutuhan infrastruktur. Saat memutuskan durasi acara, seseorang harus melihat pemangku kepentingan yang terlibat dalam acara tersebut dan kebutuhan serta harapan masing-masing. Juga dengan mengidentifikasi elemen program mana yang dapat berjalan secara paralel dan mana yang harus berurutan maka durasi event yang diinginkan dapat dipastikan. Selain durasi acara, waktu mulai dan selesai juga memerlukan pertimbangan yang cermat terkait dengan elemen-elemen seperti target audiens, pengaturan transportasi, kondisi lalu lintas setempat, cuaca, dan siang hari.